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Inteligencia de negocios aplicada
y monitoreo de control de inventario
Manejo de stock y decisiones al instante
Publicación:
noviembre 2005
La empresa SQM, maneja en su stock, más de 50.000
materiales y repuestos; administrarlos, saber cuando y cuanto comprar, es parte
vital para optimizar y controlar los gastos de inventario. Una aplicación
desarrollada en Visual Studio 2005 que corre sobre plataforma .NET, permite, a
la subgerencia de abastecimiento, tener un estricto control sobre todos y cada
uno de los materiales y repuestos.
Situación
SQM es una empresa Chilena, líder mundial en los negocios de nutrición vegetal de especialidad, yodo y litio, que tiene 52 plantas distribuidas en 4 continentes. En el año 2005 las ventas totales de la compañía bordearán los US$ 1.000 millones. Un 77% de las ventas totales correspondió a exportaciones efectuadas a más de 100 países.
“La subgenrencia de abastecimiento, debía manejarse con un inventario de unos 50 mil artículos y esto era manejado con los típicos módulos de control de inventario que traen los ERP como Baan. Pero el problema es que el control se realizaba “uno a uno” con respecto a los artículos. Lo importante aquí era automatizar el proceso de control debido a la gran cantidad de artículos existentes” comenta Enrique Novomisky, Gerente de Consultoría de Accendra Networks, empresa de IT especializada en Software Factory que ha implementado la solución SPID en SQM.
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Solución
La solución está basada en tres partes: SQM, quien va a utilizar el sistema, Accendra, que aporta el desarrollo tecnológico mediante su Business Factory y Software Factory y KOM International, empresa Canadiense de ingeniería en logística radicada en Chile, quienes aportan el modelo matemático / estadístico de planificación de la demanda que luego se implementa en el sistema.
SPID (Sistema de Planificación Integrado de la Demanda de Inventario de Materiales, repuestos, insumos y envases), tal el nombre de la solución implementada, propone la administración de los artículos mediante Clusters o segmentos de artículos, y una amplia gama de funciones estadísticas para la predicción de la demanda, ROP (Reorder Point o cuando hay que comprar) y ROQ (Reorder Quantity o cuanto hay que comprar).
“La principal innovación que trae SPID, es su gestión de demanda e inventarios en base a criterios dinámicos de segmentación. Esto permite, entre otras cosas, poder administrar 50 o más grupos según características principales y no tener que administrar 50 mil artículos individuales, como es el caso hoy en día en SQM, permitiéndole al experto que maneja el área de abastecimiento tener un real control sobre el total del inventario. Ahora deja de administrar los 400 o 500 productos de mayor visibilidad para poder administrar los 50 mil, según si hay una demanda continua o intermitente, según costos, si se trata de una herramienta que existe o no en el mercado, si es o no estratégica, etc. Es decir, de acuerdo a ciertas variables, los va administrando en clusters y maneja artículos en su totalidad”, agrega Novomisky.
Predecir el negocio (Bussiness Inteligence)
La aplicación
lleva dentro de si misma formulas predictivas más avanzadas, que a manera de
motor estadístico, permiten conocer la demanda pasada, para calcular y predecir
la demanda futura, y determinar niveles de inventario orientados a optimizar
la cadena logística de abastecimiento de la empresa.
“En base a esto, el sistema puede generar automáticamente órdenes de compras abiertas, ordenes de compras puntuales, y ordenes de traslado del artículo de una bodega a otra o puntos de venta finales, comunicándose con el ERP. En forma intermedia puede haber un experto “Planner” que controle o corrija la demanda de acuerdo a factores externos, como una sequía por ejemplo”, acota Novomisky.
Arquitectura
de la Solución
Es una aplicación basada en .NET, hecha en C# que se comenzó
a desarrollar hace unos 4 meses y que hace un fuerte uso de orquestaciones
Biztalk 2004 (próximo a migrar a 2006), integrándose armónicamente a los
proceso de negocios de SQM.
Se integra con el ERP (Baan), y con el sistema de gestión y mantenimiento de
activos (MAXIMO).
La
aplicación extrae del ERP los 50 mil artículos, su ubicación, la venta
histórica y la venta perdida. Basado en eso, se configuran sus variables y se “clusterizan”
dinámicamente para lograr los grupos mencionados, y luego se calcula la demanda
futura por un periodo de 3, 6, 9 o más meses. Las variables de segmentación
pueden ser modificadas en el tiempo, de acuerdo a los objetivos estratégicos de
la empresa (crecimiento del negocio, restricción de costos, u otra opción).
Para algunos artículos esta información resulta suficiente, por lo cual el
sistema genera automáticamente las ordenes de compra, o de traslado de una
bodega a otra, mientras que para otros, se requiere de la intervención de un experto
que introduzca variables que estime conveniente y corrija la demanda (el
sistema luego mide la efectividad del experto y verifica la calidad de su
trabajo). Esto resulta en beneficio del desempeño del experto, produciendo una
retroalimentación del sistema, y mejora el desempeño y gestión de los usuarios
y administradores de la herramienta.
Beneficios
La aplicación se orienta a: disminuir la venta perdida aumentando los inventarios en algunos ítems de alta rotación; disminuir los costos totales e inventarios en otros ítems de menor rotación, y mejorar la gestión de abastecimiento produciendo una mejora económica de US$500 mil anuales.
“Ahora no se compran artículos que no se necesitan (baja rotación), se compra la cantidad justa en el momento adecuado, dejando de tener dinero inmovilizado y dándole un mejor servicio al área de producción, y se aumenta la compra de artículos de alta rotación permitiendo disminuir el costo de oportunidad perdido por ventas no satisfechas”, agrega Juan Pablo Raby, Gerente de Informática de SQM.
A su vez, Raby, detalla puntualmente los beneficios obtenidos con las nuevas herramientas de Microsoft
- “Mayor automatización y manejo de contratos en reposición automática (disminución de costo transaccional de la orden de compra y de la línea de la orden de compra).
- Mayor agrupación de las órdenes de compras dirigidas a un mismo proveedor.
- Aumentar la frecuencia de compra, de una frecuencia promedio actual de 44 días a 22 días.
- Mejorar la gestión de demanda (manejo del patrón demanda intermitente), disminución del stock de los productos de alta rotación que no son de reposición automática.
- Aumentar el nivel de stock para los artículos de reposición automática (responsabilidad de abastecimiento), al administrar la demanda no satisfecha (venta perdida).”